Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping




Скачать 187.89 Kb.
НазваниеPengertian dan Fungsi Department Housekeeping
страница1/4
Дата конвертации10.05.2013
Размер187.89 Kb.
ТипДокументы
  1   2   3   4






Housekeeping Management

Handbook for Professional

Saepudin


HOUSEKEEPING DEPARTMENT



  1. Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping

Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti house berarti rumah, wisma , tempat menginap atau hotel, sedangkan keeping adalah menjaga , merawat , mengatur , memelihara. Housekeeping dalam bahasa indonesia disebut dengan tata graha, yang berasal dari kata tata berarti menjaga , merawat , mengatur , memelihara, sedangkan graha adalah bangunan , rumah, wisma , hotel. Definisi tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen yang bertanggung jawab mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan dekorasi dengan tujuan agar hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.

Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sangat penting disamping mejaga kebersihan dan kenyamanan serta memperbaiki kerusakan dan memberikan sentuhan dekorasi pada suatu ruangan, Housekeeping juga diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek ataupun jangka panjang dalam rangka mengatur penggantian furniture atau perlengkapan lainnya seperti vacum cleaner , brushing mesin dll.

Fungsi management secara umum planning, organizing, staffing, leading and controlling harus diterapkan secara konsisten, demikian pula dimensi – dimensi Total Quality Management dan Total Quality Service di aplikasikan sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan tersebut.

Housekeeping Department merupakan organisasi dalam hotel yang memiliki struktur organisasi yang unik dalam operasional systemmnya karena dipengaruhi besar kecilnya hotel tersebut.semakin besar atau luas hotel tersebut maka semakin unik pula sistem organisasi operasionalnya.

Management Housekeeping

“ Bapak Management Ilmiah” Frederick Winslow Taylor yang mencetuskan tentang studi waktu kerja yang dikenal dengan times and motion studies yang dalam perkembangannya merupakan sebagai metode “ sistem upah differensiasi “.Taylor meyakini karyawan harus dipilh dan dilatih dengan cermat agar mereka sebagai karyawan, mampu melakukan pekerjaannya dengan baik sesuai dengan minat dan keahliannya. ( the right man on the right place ).

Do the right things and do the things right yang dikemukakan oleh “ Bapak Management Modern” Peter Drucker, sebagai landasan konsep effective dan efficiency, sangat tepat untuk diaplikasikan dalam pengembangan perusahaan. Dengan karya – karya ilmiahnya tentang “ management” peter drucker telah memberikan kontribusi yang besar dalam mengelola suatu management modern.

Kedua tokoh bapak management diatas yang telah mengemukakan teori-teori managementnya bisa dijadikan referensi sebagai tata kelola management pada umumnya dan Housekeeping department khususnya.

Housekeeping Department memiliki karyawan yang cukup banyak, bahkan mungkin merupakan karyawan terbanyak juka deibandingkan dengan department – department lainnya , sehingga sangat cocok menerapkan kedua teori bapak management tersebut diatas, mengapa demikian ?

Housekeeping Department yang dipimpin oleh manager housekeeping atau familiar disebut dengan Executive Housekeeper dituntut memiliki kecakapan berorganisasi yang mumpuni , Executive housekeeper harus mampu mengendalikan roda bisnis hotel dalam bidang kenyamanan, Kebersihan graha untuk setiap tamu baik yang akan menginap atau hanya menikmati fasilitas – fasilitas hotel lainnya seperti restaurant, bar atau spa centernya.


Do the right things , Do the things right
Teori peter drucker “ do the right things and do the things right “ ini dapat dijadikan sebagai dasar untuk seorang pemimpin dalam mewujudkan effective dan efficiency kinerja , sedangakan teori Frederick W taylor inidainggap penting sebagai alat untuk memotivasi karyawan – karyawannya untuk bisa bekerja mengembangkan keahlian atau skillnya dalam mencapai good career , yang tentunya meningkatkan upah dan tingkat kesejahteraan yang diharapkan.

Dengan mengapplikasikan system management yang baik diharapkan housekeeping department dapat memberikan kontribusi yang positive dalam mencapai tujuan perusahaan yaitu guest satisfaction dan employee satisfaction serta profit oriented, apabila dilihat dari segi revenue keseluruhan sebuah hotel,room revenue merupakan revenue andalan dalam pendapatan utamanya, disamping department F&B dan outlet lainnya seperti spa misalnya.

Tingkat hunian atau biasa disebut Occupancy, pada umumnya menjadi acuan untuk revenue.

Struktur Management Housekeeping

Struktur organisasi management housekeeping pada umumnya menggunakan diagram hirarki.Diagram chartnya dapat digambarkan sebagai berikut :


Executive Housekeeper




Assistant Executive Housekeeper




Order taker

Floor Supervisor

Horticulture supervisor

Linen Supervisor

Public Area Supervisor





Organization chart Housekeeping department

Ada hal yang menarik dalam Housekeeping Department untuk section minibar, beberapa hotel untuk section minibar menempatkannya ada dibawah t F&B departmentetapi ada juga yang menempatkan section minibar ini dibawah naungan Housekeeping Department,hal ini didasarkan pada kebijakan management hotel itu sendiri yang tentunya telah disesuaikan dengan operation system yang digunakannya.

Begitu pula dengan section swimming pool, pada hotel resort section ini tentunya dibawah naungan leisure department, akan tetapi untuk hotel yang berkategori bisnis hotel area swimming pool menempatkan induk organisasinya pada front office department, atau Spa department ,akan tetapi ada juga beberapa pengelolaan swimming pool ini dibebankan pada F&B department, hal ini dilakukan dengan alasan bahwa di area swimming pool terdapat pool bar.Sekali lagi hal ini hanyalah bagian dari kebijakan management hotel itu sendiri yang tentunya dengan berdasarkan effektif dan effisien operasionalnya.

Section dalam Housekeeping


le meridian.jpg

Le Meridien Al Aqah Beach Resort

Source; own collection
Sebagai department yang memiliki ruang lingkup kerja yang luas, ruang lingkup yang dimaksudkan adalah begitu luas dan banyak area atau ruangan – ruangan yang harus dibersihkan, ditata kenyamanannya, dirawat furniture-furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsinya. Housekeeping tentunya harus memiliki team yang sesuai dengan kebutuhan system operasional untuk menjalankan tugasnya dengan baik.

Area atau ruangan-ruangan yang merupakan ruang lingkup housekeeping dikelompokan sebagai berikut;

  • Public Area meliputi lobby area , Rest room, staircase, terrace, elevator, Musholla, pool area, linen, uniform room,lockers room,basement corridor, area parking dll.

  • F&B outlet seperti restaurant, bar, meeting room, function room , ballroom.

  • A&G office seperti General Manager , Assistant executive Manager , F&B director , Finance Director, Director of sales and Marketing, Public Relation Manager dan ruangan executive officer lainnya.

  • Back Office area seperti Human Resourches , Training center , Enggineering , Purchasing, Accounting, Cost Control.

  • Floor area seperti guest room, executive launch, pantry area / station floor , corridor , guest landing.

Area - area yang dikelompokan di atas tersebut merupakan area yang harus dirawat,dijaga kebersihannya, ditata untuk kenyamanannya dan mengikuti kaidah GCG ( good corporate governance ) , AMDAL ( analisis mengenai dampak lingkungan ) dan CSR ( corporate social responsibility ).

Dalam konteks kebersihan ruangan sebaiknya mengikuti aturan standard kebersihan international yang tidak sekedar bersih tapi sanitasi dan higienisnya harus terjaga, adapun system atau standard yang dimaksud misalnya penerapan HACCP system atau Good Clinic Practice.


royal-caribbean-cruise-line.jpg

Royal Carribean Cruiseship

Source; www.royalcarriben.com
Housekeeping department yang sangat luas dengan area kerjanya , agar fungsinya berjalan dengan baik maka diperlukan suatu system operasional yang baik, birokrasi yang tepat dan team yang solid.System management yang baik dapat dilakukan dengan system operasional yang dilaksanakan dengan komitment yang di patuhi dari management puncak sampai bawah.Komitment Ini sangat penting sebagai fondasi dari suatu system management, faktor kepemimpinan juga sangat besar pengaruhnya dalam merealisasikan system management yang sesuai dengan company goal yang diusung.Birokrasi yang tepat ini merupakan faktor untuk mempermudah menjadikan system kerja yang effektif dan effisien untuk melayani kebutuhan pelayanan pelanggan / tamu .Tidak sedikit dalam beberapa hotel system birokrasi sangat rumit dan berbelit – belit sehingga terkadang kebutuhan untuk pelayanan terhadap tamu terabaikan, akan tetapi keuntungan dengan birokrasi yang rumit dan berbelit-belit dapat menekan tingkat pemborosan bahkan mencegah penyalahgunaan cost atau adanya mark up cost.dalam birokrasi yang tepat ini bukan berarti harus mengesampingkan faktor-faktor yang membuka peluang pemborosan atau penyalahgunaan cost, akan tetapi birokrasi yang tepat ini adalah system birokrasi yang bukan pula harus dimudah – mudahkan tetapi birokrasi yang tepat ini harus tetap menjaga keseimbangan cost dengan mengutamakan kualitas pelayanan untuk tamu.

Team yang solid dalam housekeeping department merupakan garda yang paling depan , oleh karenanya dalam membuat suatu team yang solid harus merancang dan membagi area tugas dengan fair, oleh karenanya dalam housekeeping department pembagian section yang secara umum dapat dilihat dari diagram model management yang telah di kemukakan diatas.

Section – section dalam housekeeping dapat di kelompokan seperti di bawah ini :

  1. Floor section

Diatas telah sedikit diuraikan area – area mana saja yang harus di jaga kebersihannya, ditata kenyamanannya, dirawat furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsi semestinya. Mainly dalam floor section ini adalah guest room, tentunya dengan tidak mengesampingkan area lainnya seperti corridor , guest landing, executive launch dan pantry area atau station floor.


Guest Room

Guest room adalah element yang paling penting dalam usaha penginapan, apartment , hotel atau sejenisnya.Kebersihan, penataan, penggunaan jenis furniture harus disesuaikan dengan kebutuhan agar dapat memberikan kenyamanan kepada para tamu yang menginap dan menikmati segala fasilitas yang terdapat dalam kamar khususnya ataupun fasilitas-fasilitas lain diluar kamar sebagai faktor pendukung untuk memberikan kepuasan kepada tamu demi memberikan kesan bahwa hotel tempat dia menginap dapat dijadikan sebagai rumah kedua baginya ( guest ) .

Hal ini tentunya tidak mudah untuk memberikan kesan bahwa hotel tempat dia ( guest )menginap adalah sebagai rumah kedua baginya, oleh karenanya dibutuhkan kerja keras yang cerdas, kerjasama antar department yang solid, yang paling penting adalah komitment dari seluruh lapisan dari level management sampai dengan karyawan level bawah sekalipun, yang harus dipatuhinya.


Sebelum kita melanjutkan pembahasan tentang fasilitas yang ada dala kamar tamu, alangkah baiknya kita mengetahui type – type kamar yang kita ketahui di hotel – hotel atau kapal pesiar atau sejenisnya,


auh_bedroom khaleej deluxe suite_l_es1.jpg

Khaleej Suite deluxe room

www.emiratespalace.com
Type – type tersebut adalah Deluxe atau clasic ini merupakan kamar standard yang artinya fasilitasnya dengan standard, suite , executive suite, club suite, dan president suite atau penthouse. Akan tetapi istilah deluxe , suite, executive suite di dalam apartement biasa disebut dengan istilah studio 1, studio 2 atau bed room 1, atau bed room 2, atau mereka memberi istilah type 1, type 2 dsb.akan tetapi untuk standard kelengkapannya sama dengan hotel, hanya saja di apartement biasanya dilengkapi dengan kitchen dan perlengkapannya.

Dalam sebuah kamar hotel ( guest room ) tentunya fasilitas – fasilitas yang paling dominan dan merupakan kebutuhan primer dan merupakan standard penginapan untuk seorang tamu seperti fasilitas Bed ( tempat tidur )yang tentunya dilengkapi dengan bantal ( pillow ), selimut ( blanket ), sprei ( bed sheet )duvet atau bed cover ,fasilitas living room yang dilengkapi dengan alat elektronic seperti TV dan telephone, kemudian fasilitas kamar mandi ( bath room ) tentunya untuk kelengkapannya disesuaikan dengan kategori penginapan itu sendiri, karena tidak menutup kemungkinan fasilitas bath room ini akan berbeda cara penataan atau kelengkapannya disesuaikan dengan prestigous dan kategori hotel tsb.

Kita ambil contoh fasilitas hotel bertarap bintang lima, setiap hotel yang mengkategorikan hotel berbintang lima, seharusnya dalam pengadaan supplies bath room selain toilet dan shower cabin fasilitas lainnya yang merupakan standard harus menyediakan berbagai macam Towels ( handuk ) dan kelengkapan body care .


Mari kita uraikan kelengkapan – kelengkapan fasilitas tersebut diatas ;

  • Fasilitas tempat tidur ( bed facilities )

Bed facilities yang terdapat pada hotel bintang lima mengharuskan mengikuti standard .

Ukuran tempat tidur setiap negara biasanya berbeda-beda, untuk hal ini kita ambil contoh ukuran yang dipakai pada umumnya di United States America dan negara kita ( indonesia ) .


Ukuran tempat tidur di USA dan Indonesia

Size

USA

Indonesia

Twin / Single

39 X 75 inch / 97 X 191 cm

100X200 cm

Queen

60 X 75 inch / 152 X 191 cm

160X200 cm

Double

54 X 75 inch / 137 X 191 cm

180X200 cm

King size

76 X 80 inch / 193 X 203 cm

200X200 cm



Untuk ukuran bed sheet nya ( sprei ), selimut ( blanket ) pada umumnya dilebihkan panjang dan lebarnya 70-90 cm dari setiap ukuran tempat tidurnya .

Untuk kelengkapan fasilitas tempat tidur dilengapi dengan duvee atau bed cover .



  • Fasilitas living room

Fasilitas living room ini yang selain tersedianya satu set meja dan kursi untuk bekerja ( business hotel )lengkap dengan internet connection , lemari pakaian yang didalamnya dilengkapi dengan gantungan baju juga safe devosit box ( SDB ), kemudian fasilitas lainnya seperti tempat untuk menyimpan barang atau koper ( luggage rack ), television, telephone, pensil atau ballpoint, memo pad dan penerangan atau lampu yang cukup dan persedian candle lengkap dengan matches .

Untuk fasilitas living room ini akan disesuaiken dengan type kamarnya.

  • Fasilitas kamar mandi (bathroom )

Dalam fasilitas kamar mandi ( bathroom ) yang meliputi toilet , shower cabin, wash basin dan bath tub , harus dilengkapi dengan handuk ( towels ), toilet paper dan tissue paper.

Sebagaimana kita ketahui berbagai macam dan ukuran serta kegunaannya handuk ( towel ) yang disediakan dalam kamar tamu.


Dibawah ini merupakan ukuran towels ;

Jenis

Ukuran

Bath towel

75 x 150 cm

Hand towel

30 x 60 cm

Face towel

30 x 30 cm



Selain towels tersebut diatas bath robe dan bath mat pun tersedia.

Kelengkapan lainnya yang di tata dalam kamar mandi ialah kelengkapan peralatan tubuh ( body care). Kelengkapan body care ini yang disediakan seperti bath gel, shampoo,conditioner, hand soap, body lotion , cotton bud, tooth brush, shaving kit, shower cap dan sewing kit serta complimentary mineral water dan tea , coffee sachet.

Selain kelengkapan kamar mandi harus diperhatikan pula kelengkapan lainnya seperti hotel dictionary, candle and mathes, door knob dan flyer – flyer informasi, atau signage Dont Disturb, Please Make up the room jika masih memakai manual yang di gantungkan di balik pintu.

Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam menata kamar tamu adalah curtain dan black out, ini terkadang terlupakan dalam menata dan memperhatikan kebersihannya.buatlah record setiap kali curtain dan black out di cuci.Apabila kamar tamu memiliki balcon maka furniture – furniturenya harus di perhatikan.

Floor Corridor / gang way


k5612537.jpg

Corridor

Source; www.fotosearch.com


Corridor / gang way harus di perhatikan dalam kebersihannya, jika lantainya beralaskan karpet maka kegiatan vacuuming harus dilakukan dengan frequensi yang intensif, buatlah record saat carpet treatment, bisa dengan cara shampoing untuk menjaga dan merawat karpet tsb, apabila lantai nya menggunakan marmer atau granit maka lakukanlah moping dan lakukan polishing treatment untuk granit atau marmer dan buatlah recordnya .Sepanjang corridor biasanya dihiasi dengan lukisan – lukisan yang di tempelkan pada dinding kamar , maka lakukankahkegiatan dusting dengan intensif, melakukan pengecekan lampu – lampu coridor,jika menemukan salah satu lampu corridor mati maka segeralah laporkan ke bagian enggineering dengan mencatatkannya melalui order taker housekeeping.satu hal yang sering banyak ditemui dalam corridor adalah terdapatnya room service equipment yang dikeluarkan tamu dengan sendiri yang diletakan di depan atau disamping pintu kamar, jika melihat hal itu maka segeralah telepone staff room service untuk merapikannya atau bisa di kumpulkan terlebih dahulu di pantry untuk di clear up oleh room service staff.


Guest landing area

Lorong corridor tempat menunggu lift atau elevator dalam setiap floor corridor yang biasanya di lengkapi dengan set meja kursi yang ditata sedemikian rupa untuk memberikan kenyamanan pada tamu yang sedang menunggu lift. Tamu hotel bisa dengan nyaman menunggu lift dengan nyaman dan relax tidak perlu berdiri,oleh karenanya penataan guest landing harus ditata sedemikian rupa agar memberikan kesan nyaman, letakanlah pada set meja flower arrangement dan dilengkapi pot bunga di sudut ruangan untuk memberikan sentuhan segar pada area nya juga dapat menempelkan lukisan pada dinding kamar. Perlu diketahui bahwa guest landing area ini selalu tersedia dalam suatu hotel , hal ini tergantung pada design arsitektur buildingnya.

Executive lounge


mer1901gr.28086_lg.jpg

Al Majelis lounge

Source;www.lemeridienalaqah.com
Pada hotel yang memiliki dan mengutamakan prestigous executive lounge dirancang dan design di salah satu floor yang dinilai sangat ekslusif dengan kesan elegance, luxury, tentunya semua itu bertujuan agar tamu hotel merasakan kenyamanan yang luar biasa.Executive lounge ini biasanya di peruntukan hanya untuk tamu – tamu yang berkantong tebal .Executive lounge atau biasa disebut club floor yang menawarkan ekslusif service dari buttler servicenya, fasilitas yang serba “ WAH “ diperuntukan tamu-tamu special atau vip.Fasilitas yang ekslusif ini sudah semestinya dirawat dengan sebaik – baiknya, mulai dari furniture, wood art, lukisan , penataan floristnya serta kebersihannya harus diperhatikan dengan intensif.Executive lounge sudah tentu dilengkapi dengan meeting room, counter mini buffet , counter bar self service, dan rest room, oleh karenanya pada saat happy hour tempatkanlah seorang staff untuk incharge di executive lounge , agar kualitas pelayanan kebersihan tetap terjaga.


Selain personal service, fasilitas lainnya tersedia seperti meeting room, internet room, business center, dll. Sebagai tamu yang menginap di club floor mendapatkan keistimewaan seperti cocktail party dan buttler service.


Pantry / Floor Station

Pantry yang dimaksud disini adalah ruangan untuk Housekeeping menyimpan, mengatur , menata , menyusun trolly chart dalam membersihkan kamar tamu.Pantry ini berfungsi sebagai store linen dimana semua kelengkapan kamar tamu, mulai dari fasilitas tempat tidur, fasilitas kamar mandi, fasilitas living room dan kelengkapan –kelengkapan lainnya disimpan dan disusun sesuai dengan stock.Kebersihan pantry harus dijaga dengan sebaik mungkin, setiap pantry dilengkapi dengan staff toilet.jagalah kebersihannya.



  1. Public Area Section



Di atas telah di sebutkan beberapa ruangan yang termasuk kategori publi area, dapat dikatakan seluruh ruangan yang ada di suatu gedung merupakan public area.Tapi disini yang dimaksud area yaitu suatu ruangan yang intensitas di kunjungi oleh tamu atau staff sangat tinngi. Beberapa ruangan tersebut akan di uraikan dibawah ini ;


Lobby area


mer1901lo.54962_lg.jpg

Lobby LMAA

Source; www.lemeridienalaqah.com
Lobby area ini adalah suatu ruangan yang tingkat kunjungan tamunya sangat tinggi, bahkan hampir semua tamu yang akan menginap di hotel akan melewati lobby terdahulu.karena di lobby inilah proses transaksi check- in check out berlangsung pada umumnya.Front office atau front desk sudah tentu di posisikan di lobby area.Oleh karenanya lobby area ini sangat luas karena lobby ini gerbangnya suatu hotel untuk menampilkan kesan elegance dan “ WAH “ nya.Di lobby area untuk mengeffesienkan dan mengeffektikan ruangan tersebut menjadi suatu ruangan yang bisa memberikan nilai lebih dalam atri profit, maka management hotel biasanya lobby tempat yang merupakan pusat kegiatan para tamu hotel management / owner membuat suatu lounge demi kenyamanan para tamu dan akan dikelola oleh F&B department .

Sebuah lobby dalam hotel berbintang merupakan refresentatif dari keunikan, luxury, elegance, dan pelayanan servicenya untuk setiap tamu yang berkunjung atau menginap.

Penataan , decoration lobby area yang syarat dengan kesan elegance, unik, merupakan tanggung jawab Housekeeping department secara umum, management hotel akan menrauh besar perhatian pada setiap keindahan, kenyamanan lobby area. Lantai yang harus selalu bersih dan harus selalu terlihat mengkilap untuk lantai yang terbuat dari marmer yang berkualitas, lampu-lampu kristal yang berkilauan, lukisan – lukisan yang bernilai artistik tinggi, furniture yang begitu lux, show case barang – barng antik pun melengkapi kemewahannya.

Semua itu harus terjaga, terawat dengan baik, housekeeping department menempatkan public area attendantnya in charge untuk lobby yang bertugas mejaga keberseihannya setiap saat.

Dengan equpiment yang elegance , unik , lux, diatas dimaksudkan bahwa lobby yang merupakan gerbang untuk memperkenalkan kepada tamu tentang kenyamanan, keindahan hotel tersebut.Lobby merupakan unsur untuk membuat first impression dalam rangka membuat rapport customers yang berkunjung. Oleh sebab itu tampilan, perawatan, penataan lobby hotel menjadi sangat penting untuk diperhatikan.


Restaurant


image054.jpg

Taste Restaurant LMAA

Source ; Own collection


Outlet – outlet F&B merupakan fasilitas pendukung dalam suatu hotel, penataan, lay out, dekorasi adalah sepenuhnya kewajiban F&B department, namun dalam perawatan furniture, kebersihan sanitasi yang higienis adalah tugas dan kewajiban housekeeping.

Housekeeping tidak bertanggung jawab dengan segala peralatan restaurant seperti crokeries,chinaware dll.

Kewajiban housekeeping untuk restaurant adalah perawatan furniture, kebersihan restaurant.

Yang harus diperhatikan dalam merawat dan menjaga kebersihan restaurant dengan membuat record saat melakukan special project misalnya, polishing furniture, shampoing karpet, brushing pantry service area, polishing granit.


Function room


image059.jpg

Ballroom Terrace for gala dinner

Source ; Own collection


Function room yang meliputi beberapa meeting room yang digunakan sebagai fasiltas pendukung pada umumnya adalah dibawah naungan f&B department akan tetapi untuk perawatan furniture adalah kewajiban housekeeping. Function room ini berbeda dengan ukuran luasnya, mulai dari kapasitas untuk rapat 10 orang sampai bisa menampung ribuan orang.untuk acara wedding ceremony atau acara yang melibatkan lebih banyak orang maka ballroom yang tepat di gunakan.

Tuigas Housekeeping dalam menjaga dan merawat fasilitas ini misalnya gunakan metode record yang untuk melakukan kegiatan brushing, polishing or shampoing.


Lockers room

Lockers room merupakan bagian terprnting dalam tanggung jawab housekepping.Ruangan locker ini adalah merupakan ruang ganti karyawan untuk mempersiapkan diri sebelum melakukan aktifitas pekerjaan.

Selain kebersihan lockers ini yang harus diutamakan, kenyamanan, sanitasi dan higienisnya, perlu diperhatikan.Pada umumnya lockers room baik male atau female harus menyediakan fasilitas toilet, shower cabin, wash basin dan changing room. Pest control harus dilakukan dengan frequensi yang tepat demi menjaga kebersihan dan tetap higienis.Begitu pula dengan lemari yang disediakan harus di tata penempatannya mengikuti kaidah – kaidah good clinic practice.

Kegiatan brushing, cleaning, treament harus di buat record,begitu pula untuk setiap kelengkapan lockers rusak dan harus sesegera mungkin di tangani.hal yang sering terjadi kerusakan dalam housekeeping seperti toilet tersumbat, wash basin tersumbat, drainase tidak berfungsi sempurna, supply air panas yang sering bermasalah, dan tidak sedap. Masalah – masalah tersebut harus di tangani dengan sesegera mungkin untyuk menghindari efek yang tidak baik pada kesehatan karyawan.


Selain ruangan – ruangan tersebut diatas masih banyak lagi ruangan yang harus di jaga kebersihannya, seperti Offices , mushola, parking area dll. Akan tetapi yang paling penting adalah komitment bersama – sama untuk menjaga dan merawat fasiltas tersebut.



  1. Order Taker Desk Section



Order taker desk ini merupakan section yang terdapat di dalam ruangan atau office Housekeeping department. Order taker desk terlihat simple dalam tugasnya hanya duduk di belakang meja mengangkat dan menerima order lewat telepone akan tetapi order taker memiliki tanggung jawab yang besar dalam memberikan informasi tentang status kamar tamu dan tamu VIP yang on board. Pencatatan setiap order harus details, dan terrecord dengan system administrasi file yang rapi.Kegiatan order taker memang banyak melibatkan alat elektronik komputer dan tetelpone, membuat log book setiap transaksi kegiatan operasional.Hal paling penting untuk dikuasai sebagai order taker officer harus memiliki kecakapan memilih tingkat urgency dan mempunyai jiwa leadership dalam memutuskan sesuatu case, jika terjadi banyak order pelayanan yang overload. Officer order taker harus mampu melihat kondisi urgency tersebut. Selain kegiatan melakukan pencatatan setiap order , order taker officer juga melakukan kegiatan yang berkaitan dengan lost and found procedure , oleh karena itu seorang order taker officer harus secara intensif melakukan pengecekan terhadap setiap recorded Lost & Found.

Setiap barang – barang Lost and found memiliki kadar luasa yang harus dikeluarkan jika sang pemilik ( tamu hotel ) tidak mengklaim barang-barangya yang tertinggal tersebut dan ditemukan oleh karyawan sesuai dengan policy batas lama penyimpanannya. Tentunya saat melakukan pengecekan dan memberitahukan kepada executive housekeeper untuk barang-barang lost and found yang telah kadaluarsa masa penyimpanannya, executive housekeeper yang akan memutuskan untuk di keluarkan dan menjadi hak milik karywan yang menemukannya.



  1. Linen and Uniform Section




image009.jpg

Uniform

Source ; Own collection


Section ini merupakan section yang hubungan kerjanya erat dengan laundry department, Linen and uniform section dalam ruang lingkup kerjanya berhubungan dengan bahan – bahan tekstil yang merupakan kelengkapan sarana kegiatan housekeeping department.Kita mengetahui section linen ini bertanggung jawab dengan segala kebutuhan linen baik untuk memenuhi kebutuhan dalam melakukan kegiatan floor section, public area section, F&B operation dan department lainnya yang membutuhkan supporting dari segi kebutuhan linen. Yang nampak jelas adalah semua karyawan pasti sangat berhubungan dengan section ini dalam penyediaan uniform.

Floor section membutuhkan stock seperti bed sheet, pillow case,blanket , curtain , bed cover, duvet, guest towels, rug , service towel dll.sementara public area section membutuhkan linen seperti out of service bed sheet, out of service guest towels, service towels dll, dalam rangka kelengkapan kegiatan proces cleaning, polishing dll, untuk F&B operation linen section harus memenuhi kebutuhan linennya seperti table cloth, table runner, service towel, glass cloth dll.

Perlu di highlight dalam section linen and uniform ini faktor data inventory sangat penting, karena semua pemakaian dan stock dalam gudang serta frequensi pembelian dapat terkontrol dengan baik.

System in – out, check details, dalam recorded atau log book harus valid.



  1. Horticulture Section




image099.jpg

Mini Garden

Source ; Rotana al Fujairah/own collection
Section ini berperan dalam memberikan kesan indah, peduli lingkungan, hijau dan artistik. Peran horticulture memberikan rasa nyaman kepada para tamu, sentuhan artistik seorang florist dalam merangkai sebuah flower arrangement bisa mempengaruhi tingkat kenyamanan tamu.

Taman yang hijau, pemilihan tanaman yang bisa memberikan efek relax, pemilihan tanaman yang memberikan efek positive akibat dampak rumah kaca, merupakan salah satu kewajiban section horticulture.

Ruang lingkup horticulture ini sangat luas, menjangkau hampir semua department dalam hotel tsb.

Untuk melakukan kegiatan horticulture, pada umumnya management hotel lebih memilih out sourching company sebagai pengelolanya tetapi masih dalam tanggung jawab Housekeeping department, Florist section yang akan bertindak sebagai coordinator kegiatan horticulture dalam setiap perencanaa dan pelaksanaan kegiatannya.

Kegiatan perawatan, penataan tanaman diluar gedung pada umumnya dipercayakan pada rekanan perusahaan akan tetapi penataan flower arrangement yang bersipat artistik untuk kebutuhan internal hotel dilakukan oleh florist attendant .



  1. Minibar section




hotel-mini-bar.jpg

Set Minibar
Untuk struktur organisasi section minibar section pada umumnya berada di bawah naungan housekeeping department tetapi ada juga yang berada dibawah naungan Food and beverage department, akan tetapi yang penting untuk dipahami yaitu cara kerjanya. Entah itu berada di wilayah Housekeeping atau F&B procedure kerjanya dalam melakukan kegiatannya sama.

Minibar attendant bertugas mensupply segala bentuk jenis minuman yang beralkohol ataupun non alkohol yang dikemas dalam bentuk botol atau kaleng berukuran mini, begitu jpula dengan makanan kecil ( snack ).Mininbar attendant dalam tugas ke sehariannya selain melakukan pengecekan apakah ada minuman atau makanan kecil yang tersdeia di dalam kamar di consume atau tidak saat tamu hotel akan melakukan transaksi check out. Front desk attendant akan menghubungi minibar attendant pada saat tamu sedang dalam process checking out.Dalam melakukan kegiatan inventory seorang minibar attendant selain mensesuaikan stock harus melakukan system FIFO untuk menghidari expired product yang berlebihan yang tidak terjual.



  1. TEAM WORK HOUSEKEEPING DEPARTMENT DENGAN DEPARTMENT LAIN



Keberhasilan dan kesuksesan suatu bisnis usaha tidak ditentukan oleh suatu department saja, akan tetapi kerjasama antar department yang solid, kompak dan bertanggung jawab.

Pada umumnya setiap department saling memiliki keterikatan hubungan kerja satu sama lainnya, mereka saling membutuhkan, oleh karenanya membentuk suatu team yang solid, kompak dan bertanggung jawab bukan hal yang mudah.Pada realita nya sering terjadi konflik antar department, hal ini adalah sesuatu yang wajar dalam dinamika psikologis pekerjaan. Setiap kepala department ingin membuktikan kemampuannya masing-masing dalam mengelola departmentnya, menunjukan prestasi yang mengagumkan dalam bidang pengelolaan cost ataupun menekan budget dan meningkatkan revenue atau prestigous dalam menganalisa guest comment.Konflik semacam diatas selama dalam persaingan yang sehat itu sangat baik dalam meningkatkan produktivitas demi meningkatkan profit.


Housekeeping department dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari dukungan dari department lainnya. Sebagaimana Housekeeping department merupakan department central yang memiliki access hampir dengan semua department yang ada didalam organisasi, baik itu department yang berhubungan dengan operasional ataupun department yang berhubungan dengan administrasi misalnya finance dan human resources.


Secara struktur organisasi perusahaan ( hotel ), Housekeeping department berada di bawah naungan Room Division Department bersama dengan front office department.

Dalam team work Room Divison setiap department erat sekali keterkaitannya ini bagaikan mata rantai.kenapa demikian ? jika salah satu mata rantai terputus maka kegiatan bisnis akan terhambat dengan sendirinya kualitas pelayanan akan mengalami penurunan , yang tentunya akan berakibat pada proses produktivitas.

Dibawah ini adalah department yang erat hubungan kerjanya dengan Housekeeping department;


Front office department

Hubungan housekeeping department dengan front office departmentmemiliki hubungan emosiaonal bagaikan dua sisi mata uang, saling membutuhkan, saling keterkaitan satu sama lain tetapi tidak sering pula terjadi konflik.


739px-receptionists.jpg

Front office Attendant

Source; www.wikipedia.com
Housekeeping department berkewajiban membersihkan, menata, memprsiapkan kamar tamu, dan Front office department menjualnya.

Oleh karenanya hubungan keduanya harus sinergi, memiliki kesamaan visi, semangat yang sama, dalam tehnik kerja membangun kesamaan maka agar tidak terjadi missed communication, bentuk kesamaan inin bisa di tunjukan dengan contohnya dalam penggunaan istilah dalam system mengenai up dated status kamar tamu.Istilah – istilah laporan status kamar tamu yangmerupkan abreviation in harus pahami oleh kedua department tsb.

Adapun istilah – istilah itu misalnya Vacant Clean (VC), Vacant Clean Inspection (VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb (DND )


Dibawah ini istilah – istilah yang biasa digunakan ;

Istilah

Abreviation

Status Kamar

Vacant Clean

VC

Kamar siap jual

Vacant Clean Inspection

VCI

Kamar siap jual akan tetapi masih dalam keadaan inspeksi/pengecekan lebih lanjut

Vacant Dirty

VD

Kamar yang siap jual tetapi masih dalam keadaan belum dibersihkan.

Sleep Out

SO

Kamar yang sudah di tempati ( terjual ) akan tetapi tamunya tidak menempatinya, dan status kamarnya masih occupied

Occupied

Occ

Kamar yang sudah terjual

Occupied no luggage

ONL

Kamar yang sudah terjual dan ada penghuninya akan tetapi tidak membawa barang – barangnya

Out of service

OS

Kamar yang untuk sementara tidak untuk dijual

Out of Order

OOO

Kamar yang masih dalam keadaan perbaikan (maintenance )

Don’t Disturb

DND

Kamar yang occupied yang penghuninya tidak ingin diganggu selain ada permintaan dari penghuninya

Expected Arrival

EA

Kamar yang sudah di booking dengan status confirm.

Expected Departure

ED

Kamar yang sudah confirm check out.



Demikian diantaranya istilah – istilah yang biasa di pakai dalam hubungan keduanya, adapun untuk kategory VIP pada umumnya management hotel menyusunya dengan kategory – kategory yang dikondisikan dengan market tamu-tamunya.Pada umumnya kategory VIP memiliki tingkatan yang berbeda-beda dalam memberikan extra service nya.

Selain istilah – istilah room status juga type kamar juga harus dipahami kedua department tsb, misalnya untuk kamar yang memiliki tempat tidur single mereka memakai kode TWN, untuk kamar yang menggunakan tempat tidur type queen memakai kode QWN, untuk kamar yang memiliki tempat tidur double mereka menggunaka kode KING, begitu pula dengan type kamarnya mulai dari standard room atau classic diberi kode misalnya STD atau DLX, untuk Suite atau Executive diberi kode SUT 1, SUT2 atau EXC1, EXC2 sampai dengan type president suite atau penthouse.

Untuk kode – kode tersebut bukan merupakan hal yang baku, management hotel menentukan kode-kode tersebut untuk di install dalam system.

Daily task yang melibatkan keduanya misalnya dalam membuat laporan status kamar ;

Housekeeping Department, Order Taker officer akan membuat dan melaporkan kepada front desk attendant mengenai status kamar sesuai dengan Keadaan yang sebenarnya berdasarkan laporan dari setiap floor supervisor. Hal ini penting supaya front desk attendant bisa mengetahui status Kamar-kamar yang akan dijual. System pelaporan ini sudah bisa diakses lewat system komputer dengan cara menggunakan kode-kode tertentu sesuai dengan kecanggihan system yang dipakai.sebagai referensi system yang biasa di pakai adalah MYOH, FIDELIO dan OPERA.

Dari Front Desk attendant akan melakukan kegiatan yang meliputi hal-hal berikut :

  • Mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi kepada F&B outlet dan Housekeeping atau department lain yang berkaitan dan memiliki kepentingan kerja.

  • Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).

  • Memberitahukan kepada Housekeeping Department mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out dan statusnya EA.

  • Memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain jika terjadi perpindahan kamar.



Pada dasarnya Housekeeping department memiliki data tersebut baik secara manual atau akses dari system hanya saja akan lebih baik hal ini dilakukan untuk mengurangi kecerobohan.apabila terjadi room discrepancy maka sebaiknya dilakukan investigasi oleh kedua departement tsb.


Selain Front Office department, Sales & Marketing department juga dalam hubungan kerja memilki kedekatan, hanya saja sales & marketing department akan mendapat kan informasi tentang kamar-kamar yang siap jual melalui front office department, dan semua pembookingan kamar yang dilakukan oleh sales & marketing department akan melalui dan mekanisme Front office Department yang akan diteruskan ke housekeeping department.


Laundry Department

Laundry department adalah tetangga terdekat , secara psikologis managementnya hampir memiliki kesamaan , hanya saja ruang lingkup kerja laundry department tidak seluas housekeeping department.

Corridor kerja kedua department ini bagaikan adik dan kakak dalam sebuah keluarga, secara design lokasi housekeeping office selalu berdekatan dengan laundry office, bahkan ada pula sebagian hotel yang menyatukan housekeeping dengan laundry dibawah satu atap housekeeping department.

Hubungan kerja erat yang tampak jelas housekeeping dengan laundry salah satunya supply linen untuk kebutuhan floor section,public area section, guest laundry, uniform karyawan, kelengkapan lainnya sebagai tools dalam kegiatan cleaning process.


Engineering Department

Hubungan kerja antara Housekeeping department dengan engineering department merupakan partner kerja yang tidak akan pernah putus hubungannya.Kerkaitan Housekeeping department dengan Engineering department sudah merupakan hal yang mutlak, dalam bahasa gurau sudah “ kutukan” bahwa engineering department akan selalu disibukan oleh pekerjaan housekeeping department yang begitu tide.
  1   2   3   4

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping iconOrganisasi dan Tata Kerja Kedudukan, Tugas, dan Fungsi

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping iconFungsi dan peran ternak dalam kehidupan masyarakat tana toraja sebagai aset budaya dan plasmanutfah

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping iconPengertian dan Klasifikasi Psikologi

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping iconPengertian dan sejarah perkembangan sel

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping iconZeinetan erakusten dan, zetarako dan Lora-sorta santu au

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping iconAgenda Item 1: Welcome, announcements, housekeeping

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping icon11am to noon Stephi Varjan 5th Dan Nishio Aikido 5th Dan Nishio Weapons. 6th Dan Toho Iai Nishio Aikido noon to 1pm

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping icon2 bumi belum mempunyai bentuk dan kosong; kegelapan menguasai samudera raya dan Roh Allah melayang-layang di atas per­mukaan air. 3

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping iconA. Arti Definisi/Pengertian Atmosfer (Atmosfir)

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping iconKurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan mengenai tujuan, isi dan bahan pelajaran serta cara yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan

Разместите кнопку на своём сайте:
kk.convdocs.org



База данных защищена авторским правом ©kk.convdocs.org 2012
обратиться к администрации
kk.convdocs.org
Главная страница