Ведение автоматизированной системы государственного учета




Скачать 80.14 Kb.
НазваниеВедение автоматизированной системы государственного учета
Дата конвертации06.01.2013
Размер80.14 Kb.
ТипДокументы
Сердюкова М.А., ведущий специалист -эксперт отдела организационной работы архивного агентства Иркутской области
Ведение автоматизированной системы государственного учета
Одним из приоритетных направлений в области внедрения автоматизированных архивных технологий является развитие Единой Автоматизированной Информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд» – «Фондовый каталог» – «Центральный фондовый каталог», лежащей в основе автоматизированной системы государственного учёта документов Архивного фонда РФ. Программные комплексы включают в себя информацию обо всех фондах, описях и делах (единицах хранения) государственных и муниципальных архивов.

Сегодня из 47 архивных учреждениях Иркутской области не ведется внедрение ПК «Архивный фонд» только в архиве КУМИ администрации г.Иркутска.

Однако на 1 января 2012 года Братский, Иркутский, Катангский, Нижнеилимский, Ольхонский, Слюдянский, Чунский, Баяндаевский районный архивы не ввели сведения по фондам и описям в 100% объеме.

В целом по области из 11503 фондов введено 11271 описаний (97,9%), 18227 из 18628 карточек описей (97,8%).

Значительно увеличилось количество введенных описание единиц хранения: для сравнения в 2010 году было введено 6%, в 2011 – 16,1% (516150 единиц хранения). Сведения о ведении БД «Архивный фонд» по состоянию на 01.01.2012 в разрезе каждого архива приведены в таблице, которая имеется в раздаточном материале.

В 2011 году Федеральным архивным агентством проведена работа по модернизации программного комплекса «Архивный фонд» (версия 4.3.) и новой версии ПК «Фондовый каталог».

ПК «Фондовый каталог» предназначен для органов управления архивным делом субъектов федерации и обеспечивает объединение в программе баз, созданных в государственных и муниципальных архивах субъекта федерации в ПК «Архивный фонд» всех вариантов 4-й версии.

Работниками архивного агентства совместно со специалистами Госархива Иркутской области проведена установка ПК «Фондовый каталог» и слияние баз данных государственных и муниципальных архивов области.

На 01.02.2012 года в ПК «Фондовый каталог» было слито 40 баз данных: 4 базы от госархивов и Усть-Ордынского филиала, 36 баз муниципальных архивов (слайд № 1).

В ходе слияния баз данных в ПК «Фондовый каталог» выявились следующие ошибки, допущенные рядом муниципальных архивов при введении сведений в базы данных:

- неверное заполнение справочника архива в части заполнения полей «Полное наименование», что влекло за собой замену одной базы данных на другую с одинаковыми названиями архива;

- внесение сведений в поле «Сокращенное название» рядом архивов осуществлялось не в соответствии со своим утвержденным положением (уставом) об архивном отделе, а например, «Архивный отдел», «Архив», что также влекло за собой замену базы данных (Иркутский городской, Боханский, Нижнеилимский, Нижнеудинский, Осинский, Усольский районные архивы вносили коррективы в свои базы данных в течение января – февраля 2012 года). На слайде № 2 показано верное заполнение справочных данных об архивном отделе.


В целях исправления подобных ошибок приходилось вносить коррективы уже в ходе работы в ПК «Фондовый каталог» одновременно с муниципальными архивами.

Несколько баз данных не удалось загрузить в ПК «Фондовый каталог» по ряду объективных или необъективных причин (Боханский, Заларинский, Казачинско-Ленский, Усть-Кутский районные архивные отделы).

Баяндаевский, Ольхонский, Усть-Кутский, Черемховский, Чунский районные архивы потеряли массивы баз данных при выгрузке баз данных или вследствие других проблем с компьютерами, программным обеспечением и были вынуждены в срочном порядке восстанавливать массивы данных.

По мнению IT-специалистов, работниками архивных отделов допускаются ошибки при создании резервной копии (выгрузке БД АФ 4.1), что также становится препятствием при слиянии (слайд № 3).

Далее при переходе в поле паспорта архива обнаруживаются другие ошибки при заполнении полей БД.

Поле «Код архива» оставлять незаполненным, а не вставлять наименования районов, слова «Код архива» и другие варианты заполнения поля.

Уровень архива должен быть выбран из справочника корректно: для архивных отделов администраций муниципальных районов он является «муниципальным» (Шелеховский архив слайд № 4).

«Тип архива» по умолчанию установлен «архив», тип «архив по л/составу» должен был быть установлен только для 3 архивов: Госархив документов по личному составу, Архив КУМИ администрации г. Иркутска, Зиминский архив по личному составу.

Адрес архивного отдела и адрес органа управления указывать в следующем порядке: индекс, область, город, улица, дом.

В данном случае необходимо учесть, что орган управления это архивное агентство Иркутской области, которое располагается по адресу: 664003, г. Иркутск. Ул. Фурье, 15 «В». Для Братского, Зиминского, Иркутского, Саянского, Свирского, городских, Аларский , Ангарского, Баяндаевского, Жигаловского, Зиминсого, Иркутского, Качугского, Куйтунского, Мамско-Чуйского, Нижнеилимского, Нижнеудинского, Слюдянского, Тайшетского, Тулунского, Усть-Илимский, Усть-Удинского, Шелеховского, Чунского районных архивов внести соответствующие изменения в свои справочные сведения в части внесения либо наименования органа управления, либо его точного адреса соответственно рекомендациям.

Не все архивные учреждения внесли сведения о федеральном округе / субъекте, т.е. это поле осталось незаполненным совсем: Зиминский, Свирский городские, Баяндаевский, Иркутский, Качугский, Слюдянский, Чунский, Шелеховский районные архивы (слайды № 5,6, 7).


Некоторые архивные учреждения не в полной мере используют функции полноценного автоматизированного учета, не получают сводные данные, не формируют автоматически отчетные документы: ОГКУ ГАНИИО, Братский городской, Аларский, качугский, Жигаловский, Мама-Чуйский, слюдянский, Тайшетский, Шелеховский районные архивы не сформировали паспорта за 2011 год.

При формировании паспорта необходимо учитывать, что паспорт составляется по состоянию на 01.01.2012 – за 2011 год, в БД он должен быть датирован 2011 годом, а не 2012: Свирский городской, Баяндаевский, Осинский и Усольский районный архивы сформировали паспорта за 2012 год.

На Совете по архивному делу было заслушано сообщение о внедрении ПК АФ 4.1. в работу государственных и муниципальных архивов области, в котором подробно описали выявленные при проверке БД ошибки. Однако по истечении времени названные ошибки не исправлены, учетные данных многих архивных учреждений не выверяются, или проверяются не до конца, сведения о вновь принятых фондах, описях, единицах вводятся не сразу после оформления других учетных документов, в результате получается несоответствие паспортных данных и данных внесенных в БД АФ.

При выверке учетных сведений выявлены несоответствия паспортным данным по состоянию на 01.01.2012. Наиболее распространенными ошибками являются:

  1. В Балаганском архиве находится на хранении 68 уникальных единиц хранения согласно паспортным данным, в Киренском архиве на учете стояли не только уникальные, но и секретные и особо ценные документы (ошибки были исправлены после сделанных замечаний).

  2. Общее количество введенных фондов не соответствует паспортным данным в Усть-Илимском городском (по паспортным данным числится 133 фонда, в БД внесено 120), Иркутском (числится 123 – внесено 120), Качугском (количество фондов по управленческой документации больше на одну единицу) районных архивах, что свидетельствует о том, что учетные данные в базе данных проверяются не своевременно или не проверяются вообще. БД АФ по состоянию на 01.01.20___ года должна соответствовать всем отчетным сведениям, внесенным в паспорт архивного учреждения.

Количество фондов управленческой, научно-технической документации, документов по личному составу не соответствует сведениям архивных отделов по состоянию на 01.01.2012 . Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из одного или несколько видов документов (управленческая, научно-техническая документация, документы по личному составу и т.д.) учитывается в ПК АФ, также как в паспорте архива, только один раз. Если фонд содержит управленческую, научно-техническую документацию, то фонд следует отнести к НТД. Аларский, Баяндаевский, Эхирит-Булагатскийский архивы внесли в базу несколько фондов не соответствующих их типам по паспортным данным, например, фонд Р-45 Эхирит-Булагатского архива содержит управленческую документацию и документы по личному составу, но числится фондом по личному составу. Фонд Р-22 Бодайбинского архива содержит только документы по личному составу, но в базе внесен как фонд управленческой документации. В Саянском архиве хранятся документы научно-технической документации, но фонда как такового в паспорте архива не значится (слайд № 8)



  1. Общее количество единиц хранения отличается от паспортных данных (Баяндаевский (по паспорту 7334 единицы хранения, в БД – 6898), Иркутский (по паспорту 35212 / в базе 34084), Киренский, Качугский, районные архивы и т.д.)

  2. Усть-Илимский городской, Аларский, Баяндаевский, Киренский районные архивы информировали о внесении сведений о фотофондах, хотя в БД их не внесли.





  1. Сведения о внесенных карточках описей расходятся в Усть-Илимском городском (по паспорту 156 / по БД в паспорте 287 / по реестру описей 304), Баяндаевском (по паспорту 93 / по БД в паспорте 10 / по реестру описей 93), Жигаловском (по паспорту 160 / по БД в паспорте 0 / по реестру описей 0), Качугском (по паспорту 187 / по БД в паспорте 0 / по реестру описей 211), Шелеховском (по паспорту 108 / по БД в паспорте 49 / по реестру описей 201), Эхирит-Булагатском (по паспорту 104 / по БД в паспорте 14 / по реестру описей 108) районных архивах.

  2. При отнесении фондов к той или иной категории не были учтены рекомендации, описанные в памятке по определению категорийности фондов муниципальных архивов, поэтому не все муниципальные архивы корректно отнесли фонды к 1, 2, 3 категории. Усть-Илимский городской, Зиминский, Бодайбинский Усольский районные архивы отнесли фонды по личному составу к фондам без категории.

В соответствии с пунктом 2.10 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования «Нефондовая организация архивных документов - организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.), иными словами, фотодокументы относятся к фондам без категории.

  1. Номер фонду присваивается в соответствии с требованиями правил, а не по иным причинам, поэтому фонды, имеющие номера вроде Р-67Л (Баяндаевский архив), Р-1А, Р-1Ф, Ф-97 (Аларский архив) должны быть приведены в соответствие. В БД номер фотофонда должен быть Ф-1.

  2. При внесении сведений по закартнированным единицам хранения не ставят «галочку» в необходимых полях: Свирский (паспортные данные по закартонированным единицам хранения 8707 / в базе 6445), Усолье Сибирское (90007 / 21277), Усть-Илимский (53436 / 11562), Черемховский (18845 / 1846) городские, Баяндаевский (7334 / 6874), Заларинский (в базе 0), Иркутский (35212 / 33935), Куйтунский ( 23362 / 21399), Усть-Удинский ( 11415 / 4011), Шелеховский ( 22600 / 25700), Эхирит-Булагатский (11202 / 5811) районные архивы.

Также выявлены несоответствия при внесении сведений в названия фондов, сокращенных названий фондов, переименований.

Системные ошибки выявленные при слиянии БД в ФК
До сих пор не устранена системная ошибка программного комплекса «Архивный фонд», которая перенесена при слиянии в учетные сведения ПК «Фондовый каталог», в части отражения количества описей в полном комплекте. Данные строки не отражают реального состояния дел ни в одной базе данных.

При формировании списка фондов в архивах выявлены нарушения систематизации фондов: фонды расположены не по порядку номеров.

В поле «Переименования фонда» даты переименований внесены без знаков препинания, в следующей последовательности: год, месяц, день.




Похожие:

Ведение автоматизированной системы государственного учета iconНазвание и адрес компании
Разработка типового проекта и технологии внедрении автоматизированной системы контроля и учета энергоносителей (аскуэ)
Ведение автоматизированной системы государственного учета iconРешение задач Природа человеческих знаний Экспертные системы
Они включают в себя экспертные системы, системы гипермедиа, системы автоматизированной разработки программного обеспечения (case,...
Ведение автоматизированной системы государственного учета iconАпробация автоматизированной системы "Единый конкурсный прием" Апробация автоматизированной системы «единый конкурсный прием»
Интернет становится основным источником информации о вузе, направлениях и специальностях, по которым ведется прием, о складывающейся...
Ведение автоматизированной системы государственного учета iconВ статье рассмотрены вопросы разработки информационно-справочной системы в медицине. На примере разработанной автоматизированной системы «Аптека», приведены вводные-выводные формы базы данных
Приведены вводные-выводные формы базы данных. Обоснована актуальность разработанной автоматизированной системы «Аптека»
Ведение автоматизированной системы государственного учета iconВопросы, возникающие при формировании пакета документов при осуществлении государственного учета объектов недвижимости
Решения заседаний Рабочей группы по вопросам осуществления государственного учета зданий, сооружений, помещений, объектов незавершенного...
Ведение автоматизированной системы государственного учета iconСистематизация проектных параметров автоматизированной вышивки и моделирование деформационной системы «ткань-вышивка»
Работа выполнена на кафедре технологии и конструирования швейных изделий Орловского государственного технического университета и...
Ведение автоматизированной системы государственного учета iconРешение для сельского хозяйства
Дополнительно к базовым функциям пользователи системы fort получают: ведение в базе данных справочника сельскохозяйственных культур;...
Ведение автоматизированной системы государственного учета iconДля проведения ограниченной процедуры тендера по закупке системы учета изомеризата в емкостях для озх установки изомеризации в 2010г
Республики Беларусь, России не менее 3-х лет принять участие в тендере на поставку системы учета изомеризата в емкостях в соответствии...
Ведение автоматизированной системы государственного учета iconАвтоматизированной системы управления технологическим процессом синтеза фотоэмульсии на

Ведение автоматизированной системы государственного учета iconПроцесс гармонизации и конвергенции учета и отчетности на основе мсфо проблемы перехода на мсфо в банковском секторе Движение российской системы учета и отчетности в направлении перехода на мсфо математическая (естественнонаучная)
Математическая (естественнонаучная) составляющая процесса сближения национальных систем учета и отчетности
Разместите кнопку на своём сайте:
kk.convdocs.org



База данных защищена авторским правом ©kk.convdocs.org 2012-2017
обратиться к администрации
kk.convdocs.org
Главная страница